5 Dicembre 2021
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Cosa dovrebbe includere una riunione di kickoff del progetto?

In una riunione di kickoff del progetto, finalizzate i dettagli, motivate la vostra squadra e fate avanzare un progetto. È la tua occasione per stabilire il tuo stile di leadership e riunire la squadra con una visione chiara del successo del progetto. Impara come preparare ed eseguire un kickoff meeting di progetto efficace.

due persone a un tavolo per una riunione di kickoff del progetto

Cos’è una riunione di kickoff del progetto?

Una riunione di kickoff del progetto è la prima volta che tu e il tuo team incontrate il cliente, lo stakeholder o lo sponsor di un nuovo progetto. E’ anche conosciuto come un kickoff meeting di progetto esterno, ed è una parte critica della fase di avvio del progetto. I project manager spesso tengono una riunione interna di kickoff con la loro squadra prima della riunione esterna che include il cliente.

Le riunioni di kickoff ben condotte e produttive sono informative, danno il tono giusto e stabiliscono obiettivi comuni per il completamento con successo del progetto.

Lo scopo di una riunione di kickoff.

Lo scopo principale di una riunione di kickoff del progetto è quello di mettere tutti sulla stessa pagina e iniziare alla grande. E’ un’opportunità per presentare la squadra e aumentare la comprensione del progetto in modo che il lavoro possa iniziare il prima possibile.

Preparare la riunione.

La chiave per un kickoff meeting di progetto efficace è la preparazione. Tenere un incontro interno di kickoff prima dell’incontro con il cliente è spesso necessario per stabilire l’ambito e la visione del progetto. E’ anche un’occasione per ottenere l’input del team e dare loro le informazioni di cui hanno bisogno per avere successo.

In una riunione interna di kickoff del progetto, dovrai:

Identificare e presentare i membri del team

Assegnare ruoli e responsabilità ai membri del team

Discutere la logistica della comunicazione

Spiegare le informazioni di base del cliente e del progetto

Stabilire gli scopi e gli obiettivi del progetto

Dettagliare le aspettative di successo

Creare una linea temporale del progetto con una data di completamento

Identificare i possibili problemi

Rispondere a qualsiasi preoccupazione o domanda

Finalizzare i dettagli per la riunione di kickoff con il cliente

Un approfondito incontro interno di kickoff prepara te e il tuo team all’incontro con il cliente. Vi aiuta a formare un piano solido e infonde fiducia nel team.

Il passo successivo è stabilire un’agenda specifica per la riunione di kickoff del progetto esterno. Invialo in anticipo a tutte le piattaforme di incontro in modo che sappiano cosa aspettarsi e come prepararsi al meglio. Prendete tempo per preparare la vostra presentazione in anticipo e stampate anche le dispense necessarie.

Ordine del giorno della riunione di kickoff del progetto.

Un’agenda della riunione del kickoff del progetto prepara i partecipanti, guida la riunione e mantiene tutti sull’argomento. Qui ci sono alcune cose di base da fare e da non fare per impostare questo tipo di agenda.

Dedicare tempo alle presentazioni per riscaldare la stanza

Assegnare una quantità di tempo per ogni punto per mantenere la riunione in carreggiata

Organizzare i punti in modo logico per un migliore flusso della discussione

Mantenere le cose di alto livello per evitare di impantanarsi nei dettagli

Dominare l’ordine del giorno in modo che tu faccia la maggior parte del discorso

Dimenticare di sottoporlo alla tua squadra per avere il loro contributo

Inviarlo senza averlo prima riletto

Cercare di coprire troppi punti in una sola riunione

Non dovresti entrare in troppi dettagli a questo punto del ciclo di vita del progetto. La riunione di kickoff del progetto dovrebbe essere approfondita ma anche il più breve e semplice possibile. Affronta altri punti durante il progetto con altri, se necessario, o in una riunione di follow-up.

Domande da porsi quando si imposta un’agenda della riunione di kickoff del progetto.

Stabilire un’agenda è più facile una volta che si determina ciò che deve essere comunicato e si decide chi deve comunicarlo. Redigete l’ordine del giorno della riunione per il kickoff del progetto ponendovi delle domande, come ad esempio:

Chi deve partecipare alla riunione e qual è il suo ruolo?

Quanto tempo avete a disposizione per la riunione?

Qual è l’obiettivo principale del progetto?

Cosa devi comunicare al cliente?

Cosa devi comunicare al team?

Chi è responsabile di parlare di ogni punto?

Quanto tempo dovresti dedicare ad ogni punto?

Ci sono domande a cui devi rispondere durante l’incontro?

Come comunicheranno il team e il cliente da questo momento in poi?

Quando e dove si terrà un incontro di follow-up?

Durante l’incontro.

Il tuo team riceve molte informazioni chiave necessarie per iniziare il progetto alla riunione di kickoff. Usate un incontro interno di kickoff per organizzare il vostro team ed entusiasmarlo per il nuovo progetto. Questa preparazione si riporterà all’incontro con il cliente e lo influenzerà positivamente. La fiducia del cliente nella tua squadra cresce quando mostri entusiasmo e comprensione dei loro obiettivi.

Come sono le riunioni di kickoff di progetto efficaci?

Una riunione efficace è una riunione produttiva. Dopo aver fatto le presentazioni, rivedete lo scopo del progetto e gli obiettivi generali. Discutete cosa vi aspettate che il team consegni e come misurerete il successo. Rivedere i ruoli e le responsabilità di ognuno, fornire dettagli sulla tempistica del progetto e discutere la logistica della comunicazione. Un incontro produttivo lascia la tua squadra e il cliente felici e speranzosi riguardo al progetto e al suo completamento.

Suggerimenti per riunioni efficaci.

Una pianificazione ponderata rende più facile l’esecuzione della riunione di kickoff del cliente. La preparazione aiuta anche te e il tuo team a rispondere alle domande che il cliente potrebbe avere durante la riunione. Quando mostri fiducia nel progetto, il cliente si sente sicuro di aver scelto la squadra giusta.

Mettete le persone a proprio agio mantenendo il tono personale e allegro mentre dirigete la riunione dalla vostra agenda. Trovate un modo per riportare delicatamente la conversazione sull’argomento se dovesse allontanarsi. Tutti dovrebbero lasciare un incontro di kickoff del progetto sentendosi eccitati e conoscendo il loro ruolo nel ciclo di vita del progetto.

Un kickoff meeting efficace è importante perché le persone sono felici quando va bene. È un semplice fatto che quando il morale della squadra è alto, la produttività sale alle stelle. Preparate la vostra squadra e assicuratevi che abbia tutte le informazioni e gli strumenti necessari per avere successo.

Dopo la riunione.

Dopo la riunione di kickoff, è necessario seguire coloro che hanno partecipato alla riunione. Il follow-up assicura che tutte le domande e le preoccupazioni siano state ascoltate e abbiano avuto risposta. Permette anche di condividere qualsiasi informazione aggiuntiva o ulteriori dettagli di cui la squadra ha bisogno per avere successo.

Come appare il follow-up.

Inviate un’e-mail di gruppo come follow-up della riunione del calcio d’inizio. Includi elementi come la tua presentazione, le dispense, i verbali della riunione e le informazioni di contatto. Ripetete che siete disponibili a rispondere a qualsiasi ulteriore domanda o dubbio. Potresti voler programmare un incontro interno di follow-up con il tuo team un giorno o due dopo l’incontro con il cliente per discutere l’incontro e il progetto. Pianifica un incontro di follow-up del cliente con il tuo team per rivedere i progressi fatti dall’incontro iniziale del kickoff.

Un buon incontro di kickoff del progetto determina il successo.

Impostare il tono fin dall’inizio può fare o rompere un progetto. Un kickoff meeting di successo assicura che le parti interessate siano sulla stessa pagina e abbiano una comprensione comune degli obiettivi del progetto per aiutarle a lavorare più efficacemente come una squadra.

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Come ci si prepara per un kickoff meeting di progetto?

Ecco 10 passi per ospitare un kickoff meeting di successo.Preparare la riunione. … Fare le presentazioni. … Iniziare con lo scopo del progetto. … Condividete il piano del progetto. … Delineare l’ambito del progetto. … Stabilire i ruoli e le responsabilità del progetto. … Condividi dove traccerai i dati del progetto e gli aggiornamenti in tempo reale. … Trovi il tempo per le domande.Altri articoli…-Mar 16, 2021

Cosa si discute in una riunione di kickoff?

Questo incontro presenta i membri del team di progetto e il cliente e fornisce l’opportunità di discutere il ruolo dei membri del team. … La riunione di kickoff è un generatore di entusiasmo per il cliente e mostra un riassunto completo del progetto fino a quel momento.

Cosa si fa in una riunione di kickoff?

In una riunione di kickoff di un progetto interno, dovrai:Identificare e presentare i membri del team.Assegnare i ruoli e le responsabilità dei membri del team.Discutere la logistica delle comunicazioni.Spiegare le informazioni di base sul cliente e sul progetto.Impostare gli scopi e gli obiettivi del progetto.Dettagliare le aspettative di successo.Più articoli…

Come si parla in un kick off meeting?

Una tipica riunione di kickoff degli stakeholder dovrebbe seguire un’agenda come questa:Introduzioni: Chi è qui? (5-10 minuti) Storia del progetto e dichiarazione della visione: Perché siete qui? (5 minuti)Portata e risultati: Cosa state costruendo? (10 minuti)Metriche di successo: Come misurerete il successo? (5 minuti)Altri punti…- 24 agosto, 2563 BE

Come si organizza un kick off meeting?

Per organizzare un kickoff meeting di successo, assicurati di: Creare un ordine del giorno, condividerlo con i partecipanti e rispettarlo. Toccare i ruoli e le responsabilità di base (senza diventare troppo specifici) Dare una panoramica di come realizzerete il lavoro, compresi eventuali strumenti o piattaforme che userete.

Si tratta di riunione di kickoff o di kick-off meeting?

Il kickoff senza trattino è l’ortografia preferita nell’inglese americano. Il trattino kick-off è l’ortografia preferita nell’inglese britannico.

Come si parla in una riunione di kick-off?

Una tipica riunione di kickoff degli stakeholder dovrebbe seguire un’agenda come questa:Introduzioni: Chi è qui? (5-10 minuti) Storia del progetto e dichiarazione della visione: Perché siete qui? (5 minuti)Portata e risultati: Cosa state costruendo? (10 minuti)Metriche di successo: Come misurerete il successo? (5 minuti)Altri punti…- 24 agosto 2020

Come si prepara una riunione di progetto?

Stabilire le regole di base. La squadra dovrebbe stabilire un codice di condotta alla prima riunione e pubblicarlo ad ogni riunione.Modella il comportamento che vuoi. … Mantenere le riunioni concentrate sullo scopo, sugli obiettivi e sull’ordine del giorno.Incoraggiare la piena partecipazione. … Concentrarsi sui fatti. … Cercare alternative. … Condividi il tuo punto di vista. … Chiarire le questioni.Altri articoli…-Jan 24, 2019

Come iniziare un buon kick off meeting?

Come eseguire riunioni di kickoff di progetto eccezionalmente efficaciEsegui una riunione di kickoff interna. … Ospitare la riunione sul proprio territorio, se possibile. … Usare la struttura DACI per assegnare i ruoli della squadra. … Avere un ordine del giorno chiaro ma completo. … Stabilire le aspettative in anticipo. … Preparare rigorosamente. … Dividi il tuo piano in tre fasi.Altri articoli…-4 maggio 2018

Come si dà il via a un nuovo progetto?

6 Passi per un Kickoff di progetto di successoPasso #1: Identificare gli obiettivi e la visione del progetto. … Passo #2: mettere insieme la squadra giusta. … Passo #3: Definire i giusti Indicatori Chiave di Prestazione (KPI) o la Timeline. … Passo #4: Strumenti e metodologie del progetto. … Passo #5: Pianificazione della riunione di kickoff del progetto. … Fase #6: Riunione di inizio progetto.

Come si scrive un kick off meeting?

Caro destinatario, sei cordialmente invitato a partecipare al Kick off meeting sul progetto: “………….” Sono davvero molto entusiasta di averti nella mia squadra e non vedo l’ora di discutere di più sul progetto con te durante la riunione. L’ordine del giorno dell’incontro è allegato a questa mail per il tuo riferimento e spoglio.

Qual è lo scopo del kick off meeting?

Lo scopo di un kickoff meeting è quello di notificare formalmente a tutti gli stakeholder del progetto che il progetto è iniziato. Serve per presentare la squadra e aiutarla a capire i requisiti del progetto, il background e quali sono le responsabilità individuali.

Come si inizia una buona riunione di kick-off?

Come eseguire riunioni di kickoff di progetto eccezionalmente efficaciEsegui una riunione interna di kickoff. … Ospitare la riunione sul proprio territorio, se possibile. … Usare la struttura DACI per assegnare i ruoli della squadra. … Avere un ordine del giorno chiaro ma completo. … Stabilire le aspettative in anticipo. … Preparare rigorosamente. … Dividi il tuo piano in tre fasi.Altri articoli…-4 maggio 2018

Cosa dovrei chiedere in una riunione sullo stato del progetto?

L’agenda della riunione sullo stato del progetto – Cosa includereDettagli logistici. Includi la data della riunione, l’ora, il luogo e i partecipanti. … Introduzioni. … Risultati. … Prossime pietre miliari. … Prossimi eventi. … Punti d’azione in sospeso. … Questioni aperte. … Altre esigenze specifiche del progetto / Nuovi problemi o elementi di azione.Dec 11, 2017

Cosa succede in una riunione di progetto?

Le riunioni di progetto comportano la comunicazione con i partecipanti e le parti interessate, la discussione di problemi, la creazione di proposte e l’approvazione o il rifiuto di offerte. Generano decisioni di gruppo, che contribuiscono a una consegna più rapida del progetto, sugli obiettivi pianificati e sui risultati attesi.

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